◆小林ゆみ 委員 紙資料の電子化、区の部、課の構成、要綱について伺います。使用する資料は、請求した資料の265、267、268です。
まず、紙資料の電子化、ペーパーレス化についてお尋ねします。
区、区役所でのペーパーレス化は、環境に優しい、経費削減が可能という点も魅力ですが、何よりも、膨大な資料から特定のデータを即座に引き出せる検索のしやすさ、そしてスマートフォンなどのデジタルデバイスによるデータの持ち運びのしやすさなど、利便性によって区職員の方の業務改善が望めるという点から、必要な取組だと考えます。
ペーパーレス化について、１年半前の令和２年、予算特別委員会においても質問させていただきましたが、令和２年度は何％の紙資料を電子化できたのか、経年ではどのようになっているのか、伺います。
◎総務課長 令和２年度の文書管理システムにおける電子起案でございますけれども、起案、供覧も合わせまして、電子化率は68.55％でございました。経年変化という点でいいますと、平成30年度が64.82％、令和元年度は65.89％となっており、電子化率は微増の傾向にあります。
◆小林ゆみ 委員 令和２年予算特別委員会で伺ったとおり、紙資料の電子化には、ある意味限界があるのかなと思いますが、区においてどのような資料が電子化に適さないんでしょうか。
◎総務課長 電子化に適さないものは、原本が紙のもの、区民の方から紙で申請をいただいたもの、それから図面や冊子など情報量が多いものが電子化に適さない文書と認識しております。
◆小林ゆみ 委員 今後さらに推進していくには、具体的にどういった資料の電子化を考えられていますか。
◎総務課長 区民の方から紙でいただいている申請書が、例えば電子申請のような形で電子化されるということになれば、紙の文書もまた多く電子化されるかなと思いますし、また会計関係の文書も、判この見直し等を行っておりますので、そうしたものが進めば紙の資料は減っていくかなと考えております。
◆小林ゆみ 委員 区職員は現在、データ化された資料をテレワークなどの目的で持ち帰りできる状況なんでしょうか。またテレワークの現状についても伺います。
◎情報システム担当課長 区では昨年度、テレワークシステムの導入を図りまして、職員の自宅から専用ＰＣを用いて職場のＰＣへ接続しまして、区の共有フォルダー内にある資料へアクセスしたり、庶務事務やグループウエアなどのシステムを利用するなど、遠隔操作が可能な環境を整備しました。職員は、適宜このテレワークシステムを用いて、基本的には資料を家に持ち帰らずに業務を行っているところでございます。
現状としましては、今お話しした内容に基づきまして、現在、100台の専用ＰＣについて、デスクワークを中心とした所管課へ配分し、利用していただいているところでございます。
◆小林ゆみ 委員 今の取組について、決算上の金額、分かればお願いします。
◎情報システム担当課長 具体的な金額で申し上げますと、システムの構築費や専用ＰＣの購入費、それからウイルス対策ソフトライセンス購入費等の3,600万円余でございます。
◆小林ゆみ 委員 当該年度は、全国的な押印の見直しの動きが活発化しましたが、当区において押印が不要になった資料はどのくらいあって、また押印が必須のものにはどのようなものがあるんでしょうか。
◎総務課長 ３月に押印等の見直し方針を出しまして、原則押印の義務づけを廃止したところでございます。見直し方針によりまして、３月の調査ですけれども、押印を求めていた2,629件の行政手続のうち、この４月から1,266件の押印を廃止しております。
ただ、押印が廃止できないものということで申し上げますと、１つは法律で決まっている契約書の関係、それから国や東京都等が定める法令等により押印が義務づけられているもの、また正当債権者への支払いのために押印による確認が必要なもの、また、本人確認や意思確認の補助手段として必要な、例えば同意書ですとか誓約書の関係でございます。
◆小林ゆみ 委員 かなり区で頑張っていらっしゃるのかなと思います。
「区りえい人」という冊子がありまして、これの令和３年9月25日号を見ると、たまたま応援職員として派遣されたという情報政策課の職員の方が、ＡＩ－ＯＣＲを使ってワクチンのキャンセル待ち対応の業務を即座に終わらせたということで、特集が組まれていたんですが、今回の取組、たまたまよかったねで終わらせるのはとてももったいないと思っていて、このような取組は、計画的に行って広げていったほうがいいと思いますが、いかがでしょうか。
◎情報政策課長 ＡＩ－ＯＣＲにつきましては、昨年度に本格導入いたしまして、本年度はワクチンキャンセル待ちの申請書入力での導入のほかに、６業務においてＲＰＡと併せた導入を進めております。
デジタル技術の導入の加速化には、デジタル化による成功事例を職員が目にする機会を増やすことも必要でございまして、こうした意図からも、委員に御紹介いただいた記事を掲載したところで、この記事をきっかけに導入に向けた相談もございました。
今後とも、デジタル技術を導入した業務の効率化を推進していくことを、現在策定中のデジタル化推進の計画の中に盛り込む方向で、検討を進めているところでございます。
◆小林ゆみ 委員 ちなみに、今回のケースで、仮に人間がやった場合、大体どのぐらい、何日ぐらいかかっていたんでしょうか。
◎情報政策課長 あくまで推計となりますが、今回の入力対象が、氏名、電話番号、それから10桁の接種券番号に接種状況、そして接種希望の会場、これらを入力するものでございましたので、入力時間を１件１分と仮定すると、約1,600分必要となりまして、入力点検を除きましても、約３日半の仕事量になると推計することができます。
◆小林ゆみ 委員 次のテーマに行きます。次に、区の部や課の構成について伺っていきます。
当区では、新しい部や課をつくる場合はどういった手順を踏むんでしょうか。労働組合とはどういったやり取りをしているんでしょうか。
◎人事課長 手順といたしましては、事業の所管からそういった案が、必要人員数などを含んだ案を人事課宛てに提出されまして、人事課と調整後に、最終的には区長をトップといたします行財政改革推進本部で決定をしておるところでございます。
組合につきましては、新たな課などの組織をつくる場合は、組合との交渉事項にはなってございません。ただ、行財政改革推進本部で決定後には、組合にはその内容を提示いたしまして、意見は聞いているところでございます。
◆小林ゆみ 委員 どのような基準や経緯で、部や課の新設というのに至るんでしょうか。また、部や課というのは、時節的なものだったり、国や都からの指示によって新設されるものも多いと思いますが、杉並区独自のものには、具体的にどういったものがあるんでしょうか。
◎人事課長 そういった組織の新設につきましては、既存の事業を拡充させる場合ですとか、新規事業を行う場合が多くございます。
新設につきましては、特に何か基準があるものではなく、それぞれ必要に応じた組織を区独自につくっているというところでございます。
◆小林ゆみ 委員 １つ課ができると、その課に何人の職員が必要になるのが一般的なんでしょうか。
◎人事課長 これにつきましても、どういった事業を行っていくかというところで配置する人数は決まってくるということでございますので、これもケース・バイ・ケースで配置人数については決めております。
◆小林ゆみ 委員 資料265番によると、令和２年度は教育企画担当部長が廃止され、教育政策担当部長が新設されています。これは、誰の指示で、どういったきっかけで変わったんでしょうか。また、名前を変えることによって、所管事項のうち何か変化したんでしょうか。
◎人事課長 今回のこの名称変更につきましては、新たな教育ビジョンの策定に向けまして、新学習指導要領の円滑な実施、導入、また学校教育分野のさらなる政策的改革が必要ということもございまして、その意思表示として名称を変更したものでございます。所管事項には変更ございません。これは教育委員会事務局から上がってきたものでございます。
◆小林ゆみ 委員 令和元年度なんですが、元年度に廃止された放射能対策担当課長はどういった業務内容だったんでしょうか。
◎人事課長 これにつきましては、東日本大震災以降でございますけれども、区民の放射能対策への要望、こういったものに対しまして、その不安解消に取り組んでいくことが必要だったということでございます。特に、給食をはじめといたします食材への対応ですとか、除染に関する情報の提供などなど、庁内の危機管理室ですとか保健所、教育委員会などとの連携も必要になりましたので、その調整窓口として設置したものでございました。
◆小林ゆみ 委員 世田谷区にはデジタル改革担当課というのが設置されましたが、このようなＤＸに関する部や課の新設に関しては、昨日の委員会において他の委員から質疑があって、区から前向きな答弁が出ていたことに希望が持てました。
杉並区では、４名のデジタル戦略アドバイザーの方が非常勤で勤務されています。一方、一部の自治体では、デジタル化推進の管理職を任期つきで採用している例もあって、こういったＤＸ担当の方を中心に役所の中に新しい組織をつくっていくことも今後は考えられますが、杉並区としてはどうお考えでしょうか。
◎情報政策課長 現在、杉並区のＤＸを確実に推進するための、これを強力に牽引する組織の構築を検討しているところは、昨日申し上げたとおりでございます。
その上で、外部人材の登用でございますが、現在登用しているデジタル戦略アドバイザー、この方は行政のデジタル化にも精通しまして、かつお一人の方は今般デジタル庁のナンバースリーに就任するなど、大所高所からの判断が可能な方々でございます。
現時点においては、引き続きデジタル戦略アドバイザーからの助言をいただきながら、杉並区のＤＸを推進してまいる考えでございますが、今後、状況が変化した場合におきましては、新たな外部人材の登用について、その役割も含めて検討していくべきものと考えてございます。
◆小林ゆみ 委員 ぜひお願いします。
令和３年度に新設された記念事業担当課長の職務内容を伺います。
◎人事課長 来年10月に区制施行90周年を迎えるに当たりまして、その後の100周年も視野に入れまして、区史の調査研究など含めた90周年事業の準備の加速化と、対外的な調整を含めた総合調整を図る必要がございましたので、これは課長ポストとして新設したものでございます。
◆小林ゆみ 委員 ちなみに、90周年になるまでずっとその課長というのはいらっしゃるということですよね。
◎人事課長 当然そういったことになります。
◆小林ゆみ 委員 令和２年度に廃止された課の仕事は、どこに移動しているんでしょうか。
◎人事課長 ちょっと細かく言って申し訳ないんですけれども、まず、廃止になった地域ささえあい連携推進担当課長と生活自立支援担当課長でございますけれども、いずれも包括的な支援体制を構築いたしまして、区民の抱える様々な生活改善を図るものでございましたので、これを統合いたしまして、新設いたしました地域共生担当課長としたものでございます。
次に、地域保健・医療連携担当課長につきましては、所管しておりました健診業務、歯科衛生業務、地域保健業務をより体制を強化するために、新設になりました健診担当課長、同じく歯科衛生担当課長に引き継ぎまして、あと地域保健の業務につきましては、既存の健康推進課長に引き継いだところでございます。
最後に、子育て支援課長につきましては、部の庶務担当課長としての機能強化を図るため、管理課長が引き継いでいるものでございます。
◆小林ゆみ 委員 資料265番を全体的に見ると、ここ10年で、杉並区において廃止された部や課よりも新設された部や課のほうが多くて、結果的に部や課が増加しているのかなというふうに考えられます。部や課が増えると、その分、行政が担う仕事は当然増加し、人員も必要となってきますが、一方で、先ほど言及した放射能対策担当課長のように、結構時節的なものなんじゃないかなというものだったりとか、もう少し早めに廃止できたのではないかなと思われる役職もあります。スクラップ・アンド・ビルドの考え方を念頭に、部や課の新設と同時に廃止も進めてほしいと思いますが、いかがでしょうか。
◎人事課長 当然、組織の新設に当たりましては、まずスクラップ・アンド・ビルドを検討した上で行うことを基本としてございます。今後も、効率的な組織運営を行うためにも、スクラップ・アンド・ビルドを十分検討した上で、必要な組織を構築してまいりたいと考えてございます。
◆小林ゆみ 委員 最後に、要綱について伺います。新設、廃止、改正された要綱について資料を頂きました。新設された要綱のうち要綱集に載ってないものはどういった理由なんでしょうか。
◎総務課長 基本的に、新しく要綱を設定しますと要綱集で公開をいたしますけれども、載っていないものとしましては、臨時的な事業ですとか単年度の事業についての要綱、それから例えば情報セキュリティーの関係などで掲載すると業務に支障が出るようなもの、また専ら内部的な事務の手引などでございます。
◆小林ゆみ 委員 最後なんですが、条例案や予算案の審議において、議会が、ただし何々に留意するようになどと、意見を付した上で条例案に賛成したものがあると思います。例えば、近年でいえば西荻窪商店会補助金不正受給問題など、議会の大半が問題視したようなものがありますが、それに関する要綱には、議会の意見というのは反映されているのでしょうか。
◎総務課長 議会での御審議の過程でいただいた御意見については、要綱や規則に限りませんけれども、各事業の中で反映をしているところでございますけれども、今例に出された補助金の問題につきましては、要綱ではなくて、まず規則で補助金等の支給の要項を定めておりまして、その規則に基づきまして、各補助金の支給の要綱を改正しているところでございます。
◆小林ゆみ 委員 ぜひ議会の意見を反映していただけるように、よろしくお願いします。
終わります。
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